Xu hướng làm việc từ xa đang “nóng” hơn bao giờ hết, chuẩn bị gì để đón đầu?

 Làm việc từ xa không chỉ nổi lên là giải pháp tạm thời trong giai đoạn đại dịch, mà giờ đây đã là lựa chọn và là thói quen của nhiều doanh nghiệp. Cho đến đầu năm nay, lượt tìm kiếm từ khóa “việc làm từ xa” đã chính thức đạt đỉnh trên các nền tảng (theo báo cáo Google Trends 2024), thể hiện nhu cầu làm việc từ xa của người lao động đang tăng cao hơn bao giờ hết. Nhất là sau Tết, nhiều nhân viên ấp ủ dự định chuyển việc và muốn thay đổi hình thức làm việc từ truyền thống sang remote/hybrid.

 Tuy có nhiều lợi ích về chi phí, hiệu suất và mức độ hài lòng là vậy, nhưng remote work cũng mang đến nhiều thách thức lớn cho đội nhóm. Mà nếu ở vị trí quản lý hoặc leader, bạn cần xác định chính xác thách thức ấy là gì, và có sự chuẩn bị để cộng tác và quản lý 1 remote team hiệu quả mà không phải giám sát quá mức.

Thật ra, thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa là gì?

 Rất nhiều con số và dữ liệu cho thấy làm việc từ xa như vậy khiến chúng ta trở nên thiếu gắn kết với đồng nghiệp và công sở hơn. Nhưng đây lại không phải là thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa.

 Tổng hợp từ 2 tác giả Andrew Brodsky và Mike Tolliver qua số liệu từ các buổi online meeting ở Zoom, MS Teams, Webex… tại 10 doanh nghiệp danh tiếng trên thế giới, đã cho thấy 5 thay đổi chính trong cộng tác từ xa bao gồm:

. Các cuộc meeting từ xa đã diễn ra thường xuyên hơn: So với 2020, số lượng meeting trong 2022 đã tăng 60%.
 

. Các cuộc meeting từ xa đã dần ngắn gọn hơn: Thời lượng trung bình các cuộc meeting trong năm 2022 là 33 phút, giảm 25% so với trung bình 43 phút vào năm 2020.
 

. Các cuộc meeting từ xa đã dần có quy mô nhỏ hơn: Số nhân viên trung bình tham gia các buổi meeting trong năm 2022 là 10 người, đã giảm 1 nửa từ mức trung bình 20 nhân viên trong các buổi meeting năm 2020.
 

. Các cuộc meeting từ xa bắt đầu “tự phát” hơn, ít được lên lịch sẵn: Năm 2020 chỉ có 17% các buổi meeting phát sinh và không được lên lịch sẵn. Nhưng đến 2022, có đến 66% các cuộc meeting phát sinh.
 

. Nhân viên có xu hướng không gắn bó lâu thì lại ít theo các “xu thế” meeting trên: Họ ít tham gia các buổi meeting hơn. Họ cũng ít tham gia vào các buổi meeting tự phát hơn 67% so với những nhân viên khác.

Khi kết hợp tất cả các phát hiện này, bạn có nhận ra điều gì không?

 Đó là khi chúng ta làm việc từ xa, không phải chúng ta ít gắn kết hơn như thường nghĩ. Ít nhất là trong các buổi họp, chúng ta đã trở nên gắn kết hơn với đồng nghiệp của mình.

Áp lực và khó khăn chủ yếu mà người làm việc từ xa gặp phải là sự đồng bộ về quy trình công việc, tiến độ, mục tiêu… giữa các bên khi cộng tác với nhau. Đồng thời, đó là cách làm thế nào để đạt được sự minh bạch và tin tưởng giống như khi làm việc trực tiếp.

3 yếu tố giúp bạn sẵn sàng đón đầu xu hướng làm việc từ xa

 Theo thời gian, hình thức làm việc từ xa có thể sẽ thay đổi ít nhiều để thích nghi với công nghệ và tư duy con người. Doanh nghiệp cũng sẽ phải ưu tiên đầu tư vào môi trường làm việc hiệu quả và linh động. Những điều này khiến bạn sẽ phải tự cải thiện bản thân liên tục để làm việc từ xa hiệu suất hơn.

 Framework sắp được giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn tìm được một khuôn mẫu chung áp dụng được cho bất cứ thay đổi nào trong hình thức làm việc từ xa. Đây là framework gồm 3 yếu tố trụ cột của tác giả Tammy Bjelland:

3 yếu tố trong framework này bao gồm:

. Tư duy
 

. Năng lực
 

. Quy trình và công cụ hỗ trợ

 Giờ hãy đi vào từng yếu tố cụ thể và phân tích xem bạn cần thực hành những gì để làm việc từ xa liền mạch hơn, minh bạch hơn!

Yếu tố #1: Tư duy

1. Khi tuyển dụng, chọn người phù hợp với văn hoá làm việc từ xa

 Con người là yếu tố cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Chuẩn bị tư duy cho con người càng là điều quan trọng hơn.

 Bạn khó có thể cộng tác từ xa với những ai chỉ quen với cách thức đi làm truyền thống. Bởi họ thường quen nếp làm việc phải bị “theo sát” thì mới hiệu quả, ít chủ động, không giỏi trong việc tự quản lý thời gian hoặc cần có tương tác xã hội cao để có năng lượng…

 Ngay từ đầu, hãy chọn lọc những nhân tố có các tố chất phù hợp với đặc thù làm việc từ xa và không nên chủ quan vào việc có thể đào tạo dần dần được. Các tố chất đó có thể là:

Có trách nhiệm.
 

 Có tinh thần tự giác và chủ động cao.
 

 Có kỹ năng công nghệ.

 Nhờ vậy, team bạn sẽ tránh được trường hợp đến lúc triển khai làm việc online thì mới phát hiện nhân viên ở nhà gần như không hoàn thành được công việc nào do không quen và thiếu kỷ luật.

2. Hãy giao tiếp thay vì kiểm tra liên tục, quan tâm đến kết quả thay vì kiểm soát đầu việc

 Làm việc từ xa thường đưa bạn vào một trong những kiểu cách quản lý phổ biến như:

Bạn giám sát nhân viên từng chút một: Nghĩa là cứ mỗi khi nhân viên làm xong một đầu việc, có tiến triển gì… đều phải nhắn cho quản lý “an tâm”. Nếu nhân viên không nhắn, bạn cảm thấy “bứt rứt” khó chịu. Bạn thì dần rơi vào bẫy quản lý vi mô, còn nhân viên thì dần dà cảm thấy không đủ gắn kết vì bị kiểm soát từng li từng tí.
 

 Bạn thiếu tin tưởng nhân viên: Từ đó, bạn có những suy nghĩ tiêu cực và đánh giá không tốt, khiến quá trình thăng tiến của nhân viên này không giống như các nhân viên làm việc trực tiếp khác chẳng hạn.

 Mẹo hữu dụng ở đây là:

 Tập trung vào kết quả khi thảo luận về công việc: Yêu cầu nhân viên phải chịu trách nhiệm cho kết quả và các cột mốc trong team. Đồng thời, hãy tin tưởng họ sẽ thực hiện đầu việc được giao bằng những câu hỏi như “Em đã hoàn thành những gì?”, thay vì “Em làm gì vào thời gian đó?”.
 

 Làm cho công việc được rõ ràng ở một không gian chung: Sử dụng bảng Kanban để theo dõi các đầu việc và hoạt động liên quan đến các mốc quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập thời gian check-in vào buổi sáng/chiều hàng ngày, để kiểm tra và phát hiện kịp thời các khó khăn hay chậm trễ tiến độ của cả team.

Yếu tố #2: Năng lực

1. Dành thời gian và không gian để xây dựng mối quan hệ

 Thực ra, việc thiếu tương tác khi làm việc từ xa có thể đến từ suy nghĩ cứng nhắc rằng giao tiếp với đồng nghiệp từ xa chỉ nên bàn về công việc. Bởi những đoạn chat “small talk” sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc hoặc làm người khác mất tập trung.

Nếu quản lý đúng cách, những tin nhắn xây dựng mối quan hệ sẽ giúp nhân viên thoát khỏi cảm giác bị xa rời guồng công việc chung của cả công ty hoặc của một số đồng nghiệp đi làm trực tiếp ở văn phòng.

 Bạn và team có thể thực hành bằng những cách đơn giản như:

 Sắp xếp các buổi meeting với mục đích chia sẻ về cuộc sống, sở thích xen kẽ với các buổi meeting về công việc.
 

 Dành 5-10’ thời gian các buổi online meeting để nói chuyện và trao đổi về các vấn đề cuộc sống và khó khăn của nhân viên.
 

 Tổ chức các buổi AMA (Ask Me Everything) hoặc để mọi người chia sẻ quan điểm của họ mà không lo sợ các cảm giác bị phán xét trong team.
 

 Những mối liên kết tưởng chừng rất nhỏ này rất quan trọng để thúc đẩy tương tác, sự tin cậy và khả năng gắn bó của nhân viên.

2. Trau dồi khả năng kiểm soát và giải quyết vấn đề

 Giải quyết vấn đề thường đã rất phức tạp, nhưng nó còn khó kiểm soát gấp nhiều lần khi team của bạn làm việc từ xa.

 Vì khi làm việc trực tiếp với nhau, nếu có vấn đề phát sinh, team sẽ dễ dàng họp và thảo luận gấp rút để đưa ra giải pháp. Không khí chung tại văn phòng lúc này cũng sẽ giúp bạn dễ hình dung được mức độ khẩn cấp và quan trọng của vấn đề.

 Khi làm việc từ xa, bạn và mỗi nhân viên cần phải là một cá thể độc lập, tự biết cách giải quyết vấn đề thỏa đáng.

 Nhưng tất cả phải thực hiện theo một quy tắc được thống nhất từ trước.

 Mẹo thực hành tạo các quy tắc giải quyết vấn đề trong team từ xa là:

 Cho phép bất cứ nhân viên nào trong team đều có quyền tổ chức một cuộc meeting “khẩn” khi phát hiện có điều gì đó không ổn.
 

 Chia các cuộc meeting này theo 3 mức độ “khẩn” và có thể đặt tên tùy ý trong team. Ví dụ như Meeting khẩn mức độ 1, dành cho những vấn đề tuy nhỏ nhưng cần phải giải quyết dứt điểm, tránh ảnh hưởng dài lâu. Meeting khẩn mức độ 2, dành cho những vấn đề có mức ảnh hưởng trung bình và chưa có giải pháp xuất sắc. Và Meeting khẩn mức độ 3, thể hiện một cuộc họp tìm ra cách giải quyết cho một vấn đề đang ảnh hưởng cực kỳ nghiêm trọng đến team.

Yếu tố #3: Quy trình và công cụ

1. Sử dụng không gian làm việc số để đồng bộ tiến độ cả team

 Chỉ sử dụng Google Sheet và các ứng dụng chat công việc như Zalo, Skype… khó có thể giúp bạn giải quyết bài toán cập nhật tiến độ và thời gian cho thao tác thủ công nhiều. Không gian làm việc số như một phần mềm quản lý công việc trở nên lý tưởng để giải quyết các bài nhu cầu cộng tác phổ biến như:

 Chia sẻ dữ liệu nhất quán và tập trung.
 

 Giao – nhận việc nhanh chóng, dễ dàng cập nhật tiến độ và các thay đổi liên tục.
 

 Cộng tác và phối hợp liền mạch, dễ dàng hình dung khối lượng và trách nhiệm công việc.
 

 Minh bạch giờ làm việc và thời gian cho từng công việc cụ thể.

2. Đặt ra các quy tắc giao tiếp trên các hình thức trực tuyến cho team

 Tương tác trong các team làm việc từ xa phụ thuộc hoàn toàn vào các hình thức như chat nội bộ, gửi email, online meeting, dùng phần mềm quản lý công việc… Nếu không có quy tắc giao tiếp, nhân viên và bạn sẽ sử dụng những công cụ này một cách rất ngẫu hứng và hỗn loạn.

 Hãy thực hành vẽ ra 1 khung quy tắc cho từng kênh giao tiếp trong team bạn. Ví dụ với kênh chat nội bộ, team sẽ dùng khi cần gửi các thông tin ngắn gọn, đơn giản và khẩn cấp... Ngoài ra, tin nhắn chỉ dùng khi cần gửi thông tin cho nhóm nhỏ dưới 8 người (nếu lớn hơn, cần linh hoạt gọi điện hoặc gửi email)...

3. Áp dụng hình thức Virtual Coworking để cùng làm việc

 Nếu vẫn còn lo lắng về khoảng cách khi làm việc, bạn có thể áp dụng hình thức call/meeting toàn thời gian làm việc, được gọi là Virtual Coworking.

 Có nghĩa là toàn team của bạn cùng tham gia 1 buổi meeting từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc giờ làm việc. Dù bạn có cần trao đổi hay không, cuộc meeting vẫn luôn được duy trì lúc bạn ngồi làm việc tại nhà. 

Nếu có vấn đề cần trao đổi, nhân viên có thể hỏi ngay trong cuộc meeting một cách nhanh chóng. Đồng thời, khi nhân viên tạm thời rời cuộc meeting và tắt video, team bạn sẽ tự hiểu rằng nhân viên này đi ra ngoài có việc cá nhân…

Hình thức “làm việc chung ảo” này mang đến 2 lợi ích:

→ Giúp bạn nắm được việc “hiện diện” của nhân viên.
 

→ Giúp nhân viên giảm bớt cảm giác bị cô đơn, mất kết nối hoặc “không dám làm phiền”.

Kết luận

 Khi nhìn lại hành trình cộng tác từ xa, rõ ràng các thách thức về quy trình công việc, đồng bộ tiến độ và mục tiêu không phải là không thể vượt qua. Với việc áp dụng một tư duy đúng đắn, nâng cao năng lực cá nhân và tối ưu hóa quy trình cùng công cụ hỗ trợ, việc cộng tác từ xa không chỉ khả thi mà còn có thể đạt hiệu suất cao hơn nhiều so với kỳ vọng. Cuối cùng, mấu chốt để thành công trong cộng tác từ xa không chỉ đến từ công nghệ hay các kỹ thuật quản lý tiên tiến mà còn từ việc xây dựng một nền tảng văn hóa công ty mạnh mẽ, nơi mỗi thành viên đều cảm thấy được tin tưởng và kết nối mặc dù không làm việc cùng một không gian. Hãy nhớ, dù chúng ta có làm việc từ bất cứ đâu, thì niềm tin, sự chủ động và khả năng thích nghi chính là chìa khóa dẫn đến thành công.

* Nguồn : https://advertisingvietnam.com/xu-huong-lam-viec-tu-xa-dang-nong-hon-bao-gio-het-chuan-bi-gi-de-don-dau-p24425