Lịch làm việc là gì? Cách làm lịch làm việc cực nhanh chóng, hiệu quả!

 Việc tạo lịch làm việc nhanh chóng và hiệu quả không chỉ giúp bạn tổ chức công việc một cách khoa học mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và không bị áp lực. Áp dụng những bước bên dưới, bạn sẽ dễ dàng quản lý thời gian và đạt được nhiều thành tựu hơn trong công việc.

 Tạo lịch làm việc là công cụ vô cùng hữu ích giúp bạn quản lý thời gian công việc một cách hiệu quả. Với tính năng tiện dụng, bạn có thể dễ dàng tổ chức, sắp xếp và điều chỉnh lịch làm việc của mình một cách nhanh chóng. Hãy cùng khám phá cách làm lịch làm việc cùng một số ứng dụng tạo lịch làm việc hiệu quả qua bài viết dưới đây!

Lịch làm việc là gì?

 Lịch trình làm việc là cách tổ chức và sắp xếp thời gian một cách chi tiết để đảm bảo công việc được thực hiện một cách trôi chảy và đúng tiến độ. Lịch trình có thể được lập theo tuần, ngày, giờ hoặc thậm chí theo tháng, tùy vào nhu cầu và tính chất công việc.

 Bạn có thể thực hiện cách làm lịch làm việc cho cá nhân mình hoặc tổ chức lịch trình cho cả đội nhóm, dựa trên kế hoạch công việc chung và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.

 Để lập được một lịch trình làm việc hiệu quả, người lập lịch cần phải có nhiều kỹ năng như tư duy tổng quát, khả năng phân tích và đánh giá tình huống, cùng với kỹ năng sắp xếp và phân chia công việc một cách khoa học. Trong môi trường làm việc hiện đại, đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng, giúp người lao động quản lý thời gian hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc.

 Tạo lịch làm việc thật sự rất cần thiết và mang lại nhiều lợi ích cho bạn

 Tiết kiệm thời gian: Sử dụng công cụ tạo lịch làm việc giúp bạn nhanh chóng lập lịch quản lý thời gian một cách chính xác, tránh sai sót so với việc tạo thủ công.
 

 Tăng năng suất: Với cách cách làm lịch làm việc rõ ràng, bạn sẽ biết chính xác những nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày, giúp phân bổ thời gian hợp lý và nâng cao hiệu quả làm việc.
 

 Đồng bộ hóa thời gian làm việc: Công cụ tạo lịch làm việc giúp đồng bộ thời gian giữa các thành viên trong nhóm, tránh xung đột thời gian và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng.
 

 Tăng tính tổ chức: Lịch làm việc giúp bạn tổ chức công việc và thời gian một cách rõ ràng, tránh tình trạng quên việc hoặc trễ hẹn.
 

 Dễ dàng sắp xếp thời gian: Công cụ tạo lịch làm việc cho phép bạn tối ưu hóa thời gian cho các nhiệm vụ, đồng thời dành thời gian cho các hoạt động khác ngoài công việc.
 

 Giúp quản lý tài nguyên: Bạn có thể xác định và phân bổ tài nguyên cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, quản lý tài nguyên một cách hiệu quả hơn.
 

 Giảm stress và căng thẳng: Sử dụng công cụ tạo lịch làm việc giúp bạn tự tin hơn trong việc quản lý công việc, xả stress và căng thẳng trong quá trình làm việc.

Cách làm lịch làm việc hiệu quả
 

 Một lịch trình làm việc được lập một cách tùy hứng, thiếu sự đánh giá cẩn thận và không có tính thực tiễn sẽ dễ dàng dẫn đến thất bại và không đạt được hiệu quả mong muốn. Dưới đây là cách làm lịch làm việc hiệu quả:

Bước 1: Liệt kê toàn bộ công việc cần thực hiện
 

 Liệt kê tất cả các công việc cần làm hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Chú ý liệt kê đầy đủ thời gian thực hiện, điều kiện hoàn thành, và những công việc liên quan đến người khác hoặc đội nhóm.

Bước 2: Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên
 

 Bước tiếp theo trong cách làm lịch làm việc là phân loại công việc theo mức độ ưu tiên. Sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp để đảm bảo bạn hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trước.

Bước 3: Đưa công việc và ghi chú vào lịch trình
 

 Ghi chép các công việc vào lịch trình làm việc của bạn, có thể là trên bảng làm việc hoặc qua các ứng dụng, phần mềm quản lý công việc. Ghi chú này bao gồm thông tin liên quan đến công việc, thời gian hoàn thành, người phụ trách, công việc liên quan đến ai và tiêu chuẩn hoàn thành. Đây là bước quan trọng trong cách làm lịch làm việc.

Bước 4: Công khai lịch trình làm việc
 

 Đặt lịch trình ở nơi dễ thấy và dễ theo dõi, kích hoạt các tính năng nhắc nhở nếu cần thiết. Bạn có thể sử dụng bảng tin trong văn phòng hoặc phần mềm có tính năng thông báo để mọi người đều nắm bắt được tiến độ.

Bước 5: Thực hiện theo lịch trình
 

 Bước cuối cùng trong cách làm lịch làm việc là thực hiện theo đúng lịch trình. Triển khai công việc theo đúng lịch trình đã đề ra, liên hệ với các nhân sự liên quan để họ cùng nắm bắt và tuân thủ theo kế hoạch này.

 Một số mẫu lập kế hoạch cho bản thân bạn có thể tham khảo và rèn luyện kỹ năng công việc chuyên nghiệp tại đây.

Các ứng dụng tạo lịch làm việc được dùng nhiều nhất
 

 Dưới đây là danh sách các ứng dụng tạo lịch làm việc để bạn có thể theo dõi và kiểm soát công việc một cách dễ dàng hơn:

Trello
 

 Trello là một ứng dụng phân chia công việc trên cả nền tảng web và di động. Với giao diện bảng trực quan và tính năng đặt lịch, thông báo và gắn thẻ, Trello giúp bạn thực hiện cách làm lịch làm việc đơn giản, nắm bắt và chia sẻ thông tin công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả với đồng nghiệp.

Notion
 

 Notion là một ứng dụng linh hoạt, cho phép ghi chép, quản lý và lên lịch trình công việc thông minh. Với giao diện đơn giản và khả năng tương tác cùng đội nhóm hiệu quả, Notion giúp nâng cao năng suất và tăng sự hợp tác trong công việc.

Google Calendar
 

 Google Calendar, phát triển bởi Google, là một ứng dụng đơn giản nhưng hiệu quả trong việc tiến hành cách làm lịch làm việc. Nó cho phép bạn đặt lịch và thiết lập nhắc nhở công việc một cách thuận tiện. Ưu điểm nổi bật của Google Calendar là tích hợp tốt với Drive và Gmail, giúp quản lý các cuộc họp, cuộc hẹn khách hàng và các công việc quan trọng rất tiện lợi.

Evernote
 

 Evernote là một ứng dụng không thể thiếu nếu bạn đang tìm cách làm lịch làm việc cá nhân. Với tính năng ghi chú và giao diện thân thiện, giàu cảm hứng, Evernote cho phép bạn dễ dàng lên lịch và nhắc nhở các công việc thông qua việc đính kèm, thêm ghi chú, quản lý đầu việc, và đồng bộ hóa ghi chép. Đặc biệt, ứng dụng này còn hỗ trợ quản lý task ngay cả khi bạn offline.

Microsoft To Do
 

 Microsoft To Do là công cụ lập kế hoạch và quản lý đầu việc cá nhân dựa trên công nghệ đám mây, cho phép đồng bộ các nhiệm vụ trên điện thoại và máy tính từ mọi nơi. Bạn có thể sử dụng Microsoft To Do để thực hiện cách làm lịch làm việc hàng ngày, cập nhật danh sách việc cần làm, chia sẻ đầu việc với đồng nghiệp và bạn bè, cũng như đặt lịch nhắc nhở để không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào.

Excel
 

 Excel là một phần mềm quen thuộc nhưng mạnh mẽ có thể giúp bạn lên lịch trình làm việc hiệu quả. Để tạo lịch làm việc trong Excel, bạn chỉ cần mở phần mềm, tạo file làm việc mới và truy cập vào mục Calendar. Excel cung cấp nhiều loại mẫu và giao diện file lịch trình làm việc đa dạng. Bạn có thể lựa chọn mẫu bạn yêu thích và điền lịch trình của mình vào hoặc tùy chỉnh file lịch trình làm việc theo ý thích cá nhân.

 Cách làm lịch làm việc trên Excel đơn giản, dễ thao tác và thuận tiện khi in ấn hoặc chia sẻ với đồng nghiệp. Excel cũng giúp bạn tạo ra bảng lịch làm việc mang tính cá nhân hóa, là nguồn cảm hứng cho mỗi ngày làm việc.

Một số lưu ý khi tạo lịch làm việc
 

 Để có một lịch trình làm việc hợp lý, bạn cần lưu ý những điều sau đây:

 Xác định thời gian cố định cho các hoạt động: Đặt ra những khoảng thời gian rõ ràng trong ngày mà bạn dành riêng cho công việc hoặc các hoạt động cá nhân. Ví dụ, từ 8h30 sáng đến 17h30 chiều là thời gian dành cho công việc và học tập, từ 18h đến 19h là thời gian dành cho tập luyện thể thao.
 

 Ghi chép thời gian hoàn thành các công việc cố định: Đánh dấu thời gian cần thiết để hoàn thành những công việc quan trọng hàng ngày và điền vào những khoảng thời gian trống bằng các hoạt động phù hợp.
 

 Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng: Đặt ưu tiên cho các hoạt động dựa trên mức độ quan trọng của từng công việc.
Dự trù thời gian dành riêng: Luôn để dành thời gian dự phòng, có thể là thời lượng ngắn hoặc dài tùy thuộc vào tính chất của công việc và mức độ rủi ro.
 

 Xen kẽ các khoảng nghỉ giữa công việc: Bố trí các khoảng nghỉ ngắn giữa các đợt làm việc để giữ sự tập trung và năng suất cao hơn.
 

 Linh hoạt trong thực hiện: Luôn sẵn sàng thay đổi kế hoạch trong những tình huống khẩn cấp mà không ảnh hưởng đến mục tiêu chính bạn đã đặt ra.

* Nguồn : https://www.vietnamworks.com/hrinsider/cach-lam-lich-lam-viec.html?utm_source_navi=vnw_homepage